État des lieux d’entrée : que vérifier et comment éviter les litiges ?

A chaque remise des clés, la même question revient : ai-je bien noté tout ce qu’il fallait ? L’état des lieux d’entrée est la pièce maîtresse de toute location. Mal réalisé, il peut coûter très cher au moment du départ, que vous soyez propriétaire ou locataire. Voici comment le faire correctement et surtout quoi ne pas laisser passer.

En bref : l’état des lieux d’entrée est obligatoire depuis la loi ALUR de 2014. Il doit être réalisé contradictoirement (les deux parties présentes), décrire chaque pièce et équipement, et relever les compteurs. Sans état des lieux, le logement est présumé avoir été remis en bon état au locataire, ce qui protège ce dernier mais pénalise le propriétaire.

A quoi sert l’état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux d’entrée photographie l’état du logement au moment où le locataire en prend possession. Ce document de référence sera comparé à l’état des lieux de sortie pour déterminer si des réparations sont à la charge du locataire ou du propriétaire en fin de bail.

C’est la loi ALUR du 24 mars 2014 qui rend ce document obligatoire, et le décret du 30 mars 2016 qui en fixe le format : mentions obligatoires, relevé de compteurs, description pièce par pièce. Un état des lieux conforme protège les deux parties en cas de litige devant la commission de conciliation ou le tribunal.

Attention : si aucun état des lieux d’entrée n’est réalisé, le logement est légalement présumé avoir été remis en bon état. Le locataire ne peut donc pas être tenu responsable des dégradations constatées au départ. Pour le propriétaire, c’est un risque majeur.

Qui réalise l’état des lieux d’entrée ?

L’état des lieux doit être contradictoire : bailleur et locataire doivent tous deux être présents, ou représentés par un mandataire muni d’un pouvoir écrit. Il ne peut pas être réalisé en l’absence de l’une des parties.

En pratique, trois situations se présentent :

• Bailleur et locataire directement : la solution la plus courante pour les propriétaires en gestion directe.
• Agent immobilier mandaté : si un professionnel gère la location, les frais d’état des lieux sont plafonnés à 3 euros/m² de surface habitable, partagés à égalité entre bailleur et locataire.
• Huissier de justice : en cas de refus ou d’impossibilité pour l’une des parties, chacun peut faire appel à un huissier. Les frais sont alors partagés selon un barème réglementé.

Si le locataire est absent le jour convenu, le bailleur peut faire constater les lieux par un huissier après l’avoir mis en demeure. L’état des lieux établi alors est opposable au locataire.

Checklist : que vérifier pièce par pièce ?

Le décret de 2016 impose de passer en revue chaque pièce du logement selon une méthode précise. Voici les points à ne pas négliger.

Les relevés à effectuer en priorité

Avant même d’entrer dans les pièces, relevez les compteurs : index du compteur d’eau froide et d’eau chaude (si individuel), index du compteur de gaz, index du compteur électrique par tranche (heures pleines / heures creuses). Photographiez les relevés. Ces chiffres seront indispensables pour les régularisations de charges.

Notez également le nombre de clés remises (portail, boîte aux lettres, porte d’entrée), badges et télécommandes de garage. Chaque clé manquante au départ peut être facturée au locataire.

Dans chaque pièce : le tour complet

Pour chaque espace (entrée, séjour, chambres, cuisine, salle de bains, WC, cave, parking, balcon), documentez l’état des murs et plafonds (traces, fissures, peinture écaillée, humidité), du sol (rayures, taches, carrelage fissuré, parquet gonflé), des menuiseries (fenêtres, volets, portes intérieures : fermeture, joints, vitres), des équipements électriques (prises, interrupteurs, luminaires, tableau), des sanitaires (robinetterie, baignoire, WC, siphons), des équipements de cuisine (four, plaques, hotte si fournis) et du chauffage (radiateurs, chaudière, dernière date d’entretien si gaz).

Photographiez systématiquement chaque anomalie, en horodatant les photos. Ces clichés constituent une preuve irréfutable en cas de contestation ultérieure. La date de prise de vue doit figurer dans les propriétés du fichier.

Comment remplir correctement l’état des lieux ?

Le document peut être établi sur support papier ou numérique. Certaines applications (Rentila, Smartloc) proposent des modèles conformes au décret de 2016 et permettent de joindre les photos directement. Quel que soit le support, les mentions obligatoires restent les mêmes.

Le document doit mentionner : le type d’état des lieux (entrée), la date et l’adresse du logement, les noms et adresses du bailleur et du locataire, la description du bien (type, surface), le relevé des compteurs, la description pièce par pièce, les clés remises et les signatures des deux parties.

Chaque partie conserve un exemplaire original signé. En cas de manquement à cette règle, le document n’a pas de valeur probante.

Si le locataire constate après son entrée dans les lieux des défauts non mentionnés, il dispose d’un délai de 10 jours (ou 1 mois pour le chauffage) pour les signaler par lettre recommandée avec accusé de réception. Le bailleur doit annexer ce courrier à l’état des lieux initial.

En cas de désaccord ou de litige

Bailleur et locataire ne s’accordent pas sur l’état d’une pièce ou d’un équipement ? Deux options existent pour débloquer la situation.

La première est de faire appel à un huissier de justice, dont le constat contradictoire s’impose aux deux parties. Les frais sont partagés selon un barème national, généralement entre 120 et 300 euros selon la superficie du logement. Cette somme est souvent bien inférieure au coût d’un litige non résolu.

La seconde est de saisir la commission départementale de conciliation (CDC), gratuite, qui peut tenter de trouver un accord amiable. Si la conciliation échoue, le tribunal judiciaire tranche sur la base des preuves apportées et l’état des lieux reste la pièce centrale du dossier.

État des lieux d’entrée et de sortie : les différences clés

L’état des lieux d’entrée établit le point de départ. L’état des lieux de sortie, réalisé au moment de la remise des clés en fin de bail, permet de comparer l’état du logement et d’évaluer d’éventuelles dégradations imputables au locataire. La grille de vétusté, facultative mais fortement recommandée, peut être annexée aux deux documents. Elle fixe la durée de vie estimée de chaque élément et réduit les litiges en définissant à l’avance la part de vétusté normale à la charge du propriétaire.

Questions fréquentes sur l’état des lieux d’entrée

L’état des lieux d’entrée est-il obligatoire ?

Oui, depuis la loi ALUR de 2014, l’état des lieux est obligatoire pour toutes les locations à usage d’habitation principale (vide ou meublée). Son absence ou son refus est sanctionné : si le bailleur refuse, le logement est présumé en bon état ; si le locataire refuse, l’huissier peut être mandaté.

Peut-on faire un état des lieux seul ?

Non. L’état des lieux doit être contradictoire : les deux parties (ou leurs représentants) doivent être présentes. Un document établi sans la présence du locataire ou du bailleur est inopposable devant la justice.

Que faire si le propriétaire refuse de faire un état des lieux ?

Le locataire peut le mettre en demeure par lettre recommandée puis faire établir un constat par huissier. Les frais sont partagés. En l’absence d’état des lieux, le locataire bénéficie de la présomption de bon état à l’entrée.

Peut-on modifier un état des lieux après signature ?

Non, sauf accord écrit des deux parties. Toute modification unilatérale est nulle. En revanche, le locataire peut compléter le document dans les 10 jours suivant l’entrée pour signaler des défauts non notés le jour J.

Quel est le coût d’un état des lieux par huissier ?

Le tarif est réglementé depuis 2017. Il varie entre 115 et 310 euros selon la surface, partagé à égalité entre bailleur et locataire. Pour un T2 de 40 m², comptez environ 160 euros au total, soit 80 euros chacun.

L’état des lieux doit-il mentionner les compteurs ?

Oui, c’est une mention obligatoire depuis le décret de 2016. Relevez les index d’eau (froide et chaude si individuel), de gaz et d’électricité. Ces chiffres permettent la facturation des consommations du locataire dès le premier jour.

Quelle est la durée de conservation d’un état des lieux ?

L’état des lieux doit être conservé pendant toute la durée du bail et jusqu’à l’expiration du délai de prescription des actions locatives, soit 3 ans après la fin du bail. Pour un bail de 3 ans renouvelé, conservez vos documents au moins 6 ans après la remise des clés initiale.

Une photo suffit-elle comme état des lieux ?

Non. Des photos seules ne constituent pas un état des lieux valide au sens de la loi. Elles servent de preuves complémentaires mais ne remplacent pas le document écrit signé par les deux parties. En revanche, des photos horodatées jointes à un état des lieux conforme renforcent considérablement sa valeur probante.